Integritetspolicy för Human Resource Utbildning HRU AB
1. Inledning
Individens personliga integritet och säkerheten för dennes personuppgifter är viktig för Human Resource AB,556879-2385, (nedan kallad HRU AB) som ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Denna integritetspolicy är en handling och beskriver HRU AB:s behandling av personuppgifter. Vi ber dig därför att noggrant läsa igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.
2. Integritetspolicyns tillämpningsområde
2.1 För vem gäller policyn
Integritetspolicyn är tillämplig på individer som är anställda, underleverantörer/arbetssökande, kunder, leverantörer, och andra intressenter. Olika kapitel kommer att vara relevanta för dig beroende på din relation till HRU AB.
2.2 För vad gäller policyn
Integritetspolicyn reglerar hur HRU AB samlar in och behandlar personuppgifter för vårt tjänsteutbud inom organisationsutveckling och annan därmed förenlig verksamhet (nedan kallad Tjänsten). Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för individer hos de parter som HRU AB har en affärsrelation med, både som leverantörer och kunder.
2.3 När gäller inte policyn
- Ibland annonseras tjänster från HRU AB på utomstående webbplatser som inte ägs eller administreras av Human Resource.
- HRU AB har inte granskat dessa webbplatser eller övriga webbplatser som innehåller länkar till HRU AB webbsidor.
- Integritetspolicyn är inte tillämplig för behandling av personuppgifter som sker på sådana webbplatser
- HRU AB är inte heller ansvarig för personuppgiftsbehandling på webbplatser som inte är en del av HRU AB:s webbplatser.
3.Behandling av personuppgifter
HRU AB:s hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till HRU AB.
3.1 För dig som är anställd och underleverantörer/arbetssökande
3.1.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka Tjänsten. HRU AB behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Det gäller även känsliga personuppgifter. HRU AB behandlar personuppgifter för att kunna:
- tillhandahålla Tjänsten till HRU AB:s kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av Tjänsten
- administrera vår relation till dig
- hantera eventuella ärenden t.ex hantera tvister och reklamationsärenden mot dig eller HRU AB:s kunder och leverantörer
3.1.2 Personuppgifter
Genom att godkänna denna Integritetspolicy samtycker du till att HRU AB behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy. Om du inte samtycker till sådan behandling ska du inte förse oss med personuppgifter.
Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter HRU AB behandlar och hur dessa uppgifter kan komma att erhållas/inhämtas.
3.1.2.1 Underleverantör/Arbetssökande
De personuppgifter HRU AB behandlar om dig som underleverantör/arbetssökande utgår från de uppgifter du själv lämnar till HRU AB via HRU AB webb eller genom personlig kontakt med HRU AB för tillhandahållande av Tjänsten. HRU AB kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du först lämnat ditt godkännande genom att acceptera HRU AB:s Integritetspolicy.
De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av företagsnamn, organisationsnummer, namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi, resultat från tester, uppgift från referensperson samt uppgift(er) som är nödvändiga för uppföljning av Tjänsten m.m. För det fall du ställer upp på att bli fotograferad eller att du utan uppmaning från HRU AB lämnar fotografi på dig själv samtycker du till att HRA AB behandlar sådant fotografi.
Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.
Det kan även i vissa situationer vara nödvändigt för HRU AB att inhämta ditt godkännande för att begära in kreditupplysning via externt kreditupplysningsföretag.
HRU AB kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter men i sådana fall kommer du att särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.
3.1.2.2 Anställda
De personuppgifter vi kommer att behandla om dig består av, utöver de uppgifter som angivits under punkt 3.1.2.1 (Underleverantör/Arbetssökande), är bland annat kontaktuppgifter till anhöriga, löne- och kontouppgifter.
Som anställd ingår HRU AB och du ett avtal om hantering av dessa personuppgifter i samband med att du skriver på anställningsavtalet.
3.1.3 Sparande av personuppgifter
Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling. De uppgifter du registrerar i din profil eller som HRU AB registrerar i HRU AB:s verksamhetssystem kommer att sparas så länge som:
- du inte har ett anställnings- eller underleverantörsförhållande med HRU AB
- du återkallar ett givet samtycke till HRU AB behandling av dina personuppgifter.
HRU AB kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:
- uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år
- anställningsavtal/underleverantörsavtal, under innevarande år och därefter tio (10) år
- kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år
- kontrolluppgifter, tills dess att HRU AB:s pensionsåtaganden upphört.
3.2 För dig som är kund eller leverantör
3.2.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter
Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka användningen av Tjänsten eller tillhandahållandet av Tjänsten.
HRU AB behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt HRU AB eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.
HRU AB behandlar personuppgifter om kunders och leverantörers anställda för att:
- ni ska kunna ta del av Tjänsten eller tillhandahålla andra tjänster till HRU AB
- administrera vår relation till er
- vi ska kunna hantera våra skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera tvister och reklamationsärenden
- möjliggöra framtida affärsrelationer
3.2.2 Personuppgifter
Genom att godkänna denna Integritetspolicy så lämnar ni ert samtycke till att HRU AB behandlar, i tillämpliga delar, personuppgifter om era anställda och/eller leverantörer i enlighet med denna Integritetspolicy. Ni bekräftar även att ni innan lämnandet av samtycket har fått godkännande för HRU AB personuppgiftshantering i enlighet med denna Integritetspolicy från samtliga berörda individer.
HRU AB kan även begära att individen lämnar ytterligare personuppgifter än vad som anges nedan. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.
3.2.2.1 Kunder
HRU AB kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Tjänsten samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.
I de löpande avtal som ingås mellan dig och HRU AB kommer tidigare beskrivna personuppgifter att behandlas för att möjliggöra leverans av Tjänsten. I de fall Tjänsten kräver känsliga personuppgifter kommer dessa att hanteras med stor försiktighet.
3.2.2.2 Leverantörer
HRU AB kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs bland annat av de uppgifter som angivits under punkt 3.1.2.1 (Underleverantörer/Arbetssökande) och 3.2.2.1 (Kunder) och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av Tjänsten, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till HRU AB samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.
3.2.3 Lagring av personuppgifter
Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. HRU AB sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.
De uppgifter som HRU AB registrerar i HRU AB affärssystem, efter godkännande från er eller berörd individ, kommer att lagras så länge relationen är aktiv eller under pågående avtalsrelation. En relation räknas som inaktivt om ingen interaktion skett under en längre period som ger HRU AB skäl att tro att personuppgifterna har blivit inaktuella eller att samtycke till behandlingen återkallats.
HRU AB kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i:
- underleverantörsavtal, ansöknings- och rekryteringsprocesser, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år
- kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, faktura, under avtalstiden och därefter för tio (10) år.
3.3 Personuppgifter för marknadsföringsändamål
Det samtycke som lämnats täcker även att den information som du förser HRU AB med och kan, användas för marknadsföring och marknadsundersökningar för att på så vis förse kunder och leverantörer med en bättre upplevelse, förbättra och optimera kvaliteten på Tjänsten (till exempel, genom att visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig).
I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.
4. Skyddet för personuppgifter
HRU AB har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard.
För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar. HRU AB:s anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa HRU AB regler för informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.
5. Delning av personuppgifter utanför bolag i Human Resource
HRU AB kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna Integritetspolicy.
Inom ramen för Tjänsten kan personuppgifter lämnas vidare till kund, leverantörer, underleverantörer, och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av Tjänsten.
HRU AB kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom HRU AB:s leverantörer för vår verksamhet, till exempel för löneadministration, teknisk support eller drift av IT-system.
Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning. För det fall HRU AB omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna Integritetspolicy.
6. Personuppgiftsansvarig
Malin Sjöberg, Human Resource Utbildning HRU AB, org nr 556879-2385, Ljusstöparegatan 7, 412 61 Göteborg är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.
7. HRU AB som personuppgiftsbiträde
Malin Sjöberg är personuppgiftsansvarig för bolagets respektive personuppgifter men det kan förekomma situationer där HRU AB inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde åt tredje man.
När HRU AB behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje man och HRU AB är då bundet av de instruktioner som HRU AB fått av den personuppgiftsansvarige.
I dessa situationer kan HRU AB inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men HRU AB kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.
8. Dina rättigheter
Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till HRU AB på adressen ovan (under ”Personuppgiftsansvarig”) få besked om vilka personuppgifter som HRU AB behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att när som helst begära att vi blockerar, utplånar eller rättar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.
Du har även rätt att begära att få de uppgifter som rör dig överförda till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning för detta är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad.
9. Ändringar i denna integritetspolicy
HRU AB förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på HRU AB:s webbplatser. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar Integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till HRU AB personuppgiftsbehandling.
10. Kontakta oss
Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår behanding av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på: malin.sjoberg@humanresource.se
HRU AB:s integritetspolicy den 2018-05-22 ver 1.0